Zarządzanie flotą samochodową w polskich firmach to nadal koszmar tysięcy paragonów, aneksów i administracyjnego bałaganu, który kosztuje fortunę, choć nikt tego głośno nie liczy. Czy istnieje sposób, by zamienić ten operacyjny chaos w uporządkowany, przewidywalny system? Polska spółka technologiczna Mooveno od lat udowadnia, że tak, oferując rozwiązania dla zarządzania „Smart Mobility”, które rewolucjonizują finanse i logistykę ponad 250 dużych przedsiębiorstw.
Koniec z papierowym koszmarem: Gdy administracja zjada zyski
Dla większości przedsiębiorstw posiadających rozbudowane floty pojazdów, największym problemem nie jest cena baryłki ropy, lecz biurokracja. Wyobraźmy sobie firmę zarządzającą setkami, a może i tysiącami samochodów. Każdy z nich generuje co miesiąc rachunki za paliwo, myjnie, autostrady, parkowanie, a w przypadku aut elektrycznych – ładowanie. To łącznie tysiące dokumentów, które wymagają wprowadzenia do systemu, zaksięgowania, rozliczenia i precyzyjnego przypisania do odpowiednich centrów kosztów. To praca dla całego działu finansowego, która, jak się okazuje, jest głównie przepisywaniem danych.
Tomasz Czerniejewski, współzałożyciel Mooveno, uderza w sedno problemu: „Największe oszczędności we flotach dużych firm powstają nie poprzez redukcję kosztów paliwa, lecz dzięki optymalizacji procesów i pracy administracyjnej”. Całkowita automatyzacja rozliczeń, dzięki jednej zbiorczej fakturze, uwalnia cenne zasoby ludzkie. „Dla naszych klientów realną wartość ma to, że mogą poświęcić czas na analizę, a nie na przepisywanie danych z paragonów” – dodaje Czerniejewski.
Co ciekawe, ten administracyjny paraliż dotyka również firmy ze średniej półki. Tam, gdzie za flotę kilkunastu czy kilkudziesięciu aut odpowiada jedna osoba – zwykle księgowy lub asystent finansowy – korzyść z uporządkowania procesów jest natychmiast widoczna. Zamiast szuflad pełnych dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, firma otrzymuje przejrzyste zestawienie z pełnym wglądem w szczegóły.
Porządek ponad nadzorem: Ekosystem jednej karty
Sednem innowacji Mooveno jest radykalne uproszczenie. System integruje niemal wszystkich kluczowych dostawców usług flotowych – od stacji benzynowych, przez operatorów autostrad, po dostawców usług mycia czy ładowania pojazdów elektrycznych – w jeden spójny mechanizm. Efekt? Wszystkie wydatki sprowadzają się do jednej, skonsolidowanej miesięcznej faktury. To nie tylko wygoda dla księgowości, ale także koniec z terminowym dostarczaniem dokumentów przez kierowców. Proces staje się cyfrowy i automatyczny.
Jak zauważa Czerniejewski, mentalne nastawienie właścicieli firm często jest błędne: „Wielu przedsiębiorców, myśląc o oszczędnościach, koncentruje się na negocjacjach z dostawcami paliw. Tymczasem prawdziwa efektywność zaczyna się wtedy, gdy firma potrafi uporządkować procesy wewnętrzne i ograniczyć liczbę operacji wymagających udziału człowieka”. Skupienie się na wewnętrznej optymalizacji generuje oszczędności, które często przewyższają korzyści z niższych cen hurtowych.
Kompletne narzędzie do zarządzania mobilnością: Od paliwa po ESG
Platforma Mooveno to coś więcej niż tylko system rozliczeniowy; to zaawansowany ekosystem usług „all-in-one”:
- MultiFuel: Umożliwia tankowanie na ponad 4000 stacji w Polsce, bez względu na operatora, z zachowaniem tylko jednej faktury zbiorczej.
- MultiToll: Automatyzacja opłat autostradowych. System rozpoznaje tablice rejestracyjne i nalicza należności zdalnie, eliminując konieczność zatrzymywania się przy bramkach.
- MultiWash: Dostęp do niemal 800 myjni ręcznych. Co ciekawe, cena pozostaje stała niezależnie od klasy pojazdu, a usługa jest ubezpieczona do miliona złotych.
- MultiCharge: Obsługa ponad 8000 punktów ładowania dla pojazdów elektrycznych, z możliwością planowania sesji ładowania.
- MultiPark: Opłacanie miejskich stref parkowania bezpośrednio z aplikacji, z opcją automatycznego przedłużenia postoju.
- MultiCheck: Funkcja monitorująca stan techniczny pojazdów, pozwalająca na wczesne wykrywanie potencjalnych awarii np. podczas wizyt w myjni.
Natalia Gajkowska, współzałożycielka spółki, podsumowuje filozofię działania: „Naszym celem było stworzenie rozwiązania, które porządkuje wszystkie operacje związane z flotą w sposób przejrzysty i przewidywalny. Nie narzucamy firmom nowych procedur, po prostu upraszczamy to, co już istnieje”.
Oszczędność, ale i wiarygodne dane do strategii
Ostatecznym celem efektywnego zarządzania flotą nie jest tylko obniżenie wydatków bieżących, ale także lepsze planowanie strategiczne. System Mooveno dostarcza menedżerom precyzyjnych danych dotyczących wydatków, częstości transakcji czy średnich kosztów eksploatacji. Dzięki temu polityki flotowe mogą bazować na twardych danych, a nie na przeczuciach. Wdrożenie aplikacji znacząco redukuje liczbę błędów księgowych i problemów z płatnościami.
Co więcej, w dzisiejszym klimacie regulacyjnym, dane te nabierają dodatkowego znaczenia. System wspiera raportowanie środowiskowe, automatycznie gromadząc informacje o emisji CO₂, które są niezbędne do raportów ESG oraz dokumentacji wymaganej przez dyrektywę CSRD.
Adamed Pharma jest doskonałym przykładem korzyści w praktyce. Paweł Pawlik, Kierownik Zespołu Floty Samochodowej w Adamed Pharma, przyznaje: „Jedna faktura, od jednego dostawcy, za kilka usług realizowanych za pomocą jednej aplikacji – to jest idealne rozwiązanie”. Wdrożenie usprawniło procesy rozliczeniowe, zwiększyło transparentność kosztów i, co kluczowe, pomogło firmie w realizacji celów dekarbonizacyjnych.
Nawet mniejsze i średnie przedsiębiorstwa coraz częściej dostrzegają, że automatyzacja procesów flotowych to nie luksus, ale konieczność. Mobilność stała się integralnym elementem strategii HR i ESG, a narzędzia takie jak Mooveno pozwalają firmom przekształcić koszt operacyjny w przewagę konkurencyjną.
